Wie bereite ich Rechnungen auf?

Wie wird das Fälligkeitsdatum berechnet?

Das Fälligkeitsdatum wird berechnet gemäss den Einstellungen unter Diverses -> System -> Einstellungen. Dort filtern Sie nach Formular OffenePosten / Feld Faelligkeiten / Eigenschaft Rechnung. Die in der Spalte Wert eingetragene Zahl bestimmt, auf wieviele Tage nach der Rechnungstellung das Fälligkeitsdatum standardmässig festgelegt wird.

Sie können das Fälligkeitsdatum natürlich jederzeit ändern. Wenn dies für den aktuellen Rechnungslauf angewendet soll, dann muss dies vor dem Aufbereiten der Rechnungen geschehen.

Kontrolle und Aufbereitung der Rechnung

  1. Voraussetzung: Rechnungen können nur für einen Kurs mit Kursstatus definitiv erstellt werden
  2. Gehen Sie auf Kasse -> Rechnungen
  3. Kontrolle: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Vorschau -> Rechnungen (bzw. Rechnungen Anmeldungen / Rechnungen Abonnemente)

    Rechnung_Vorschau_mit_Pfeilen.png

  4. Im unteren Teil wird eine PDF-Liste angezeigt mit der Vorschau derjenigen Rechnungen, die dann im Schritt 6. aufbereitet werden können -> kontrollieren Sie diese Liste sorgfältig

    Rechnung_Vorschau_Liste_mit_Pfeilen.png
  5. Falls Sie noch Fehler entdecken, nehmen Sie die nötigen Korrekturen bei den Offenen Posten vor
  6. Definitiv aufbereiten: Wenn die geprüften Angaben auf der Vorschau-Liste korrekt sind: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Aufbereiten-> Rechnungen (bzw. Rechnungen Anmeldungen / Rechnungen Abonnemente)

    Rechnung_Aufbereiten_mit_Pfeilen.png

  7. Die vorher unter Vorschau angezeigten Rechnungen werden nun definitiv aufbereitet (d.h. mit dem Rechnungsdatum vom aktuellen Verarbeitungstag versehen)

    Rechnungen_aufbereitet_Tabelle_mit_Pfeilen.png

Wenn keine Rechnung in der Vorschau angezeigt wird bzw. keine Rechnung aufbereitet wird, dann finden Sie mögliche Gründe dafür unter diesem Link.

Weitere Erklärungen zu den Menübefehlen im Zusammenhang mit den Rechnungen finden Sie unter diesem Link.

Ein Diagramm zum Ablauf der Rechnungstellung finden Sie unter diesem Link.

Funktion Setzen Rechnungsdatum

Mit dieser Funktion können Sie das aktuelle Datum als Rechnungsdatum setzen für eine einzelne Rechnung oder für einen ganzen Rechnungslauf.

Dies ist für Sie z.B. nützlich, wenn Sie am Vortag die Rechnungen aufbereitet haben, aber die Zeit für den Versand war nicht mehr da.

Gehen Sie wie folgt vor: 

A) Für gesamten Rechnungslauf: Wählen Sie oben im Tabellenmenü Setzen Rechnungsdatum

B) Für eine einzelne Rechnung: Wählen Sie die Zeile der gewünschten Rechnung an und klicken Sie
     rechts im Zeilenmenü auf Setzen Rechnungsdatum

Zu beachten

Die Tanzschulverwaltung funktioniert nicht wie eine Buchhaltungssoftware. Deshalb ist zu beachten:

  • Wenn Sie einen Offenen Posten löschen, dann wird auch die entsprechende Rechnung gelöscht.
  • Rechnungen sind nach Ablauf der eingestellten Archivierungsfrist nicht mehr aufrufbar. Wählen Sie deshalb die Archivierungsfrist so, dass Sie den Rechnungs- und Mahnlauf in dieser Zeit abwickeln können. Falls dies in einem Fall nicht möglich sein sollte: Sichern Sie rechtzeitig die Informationen (Anmeldung, Daten Rechnung/Mahnung etc.) dieses Kunden mittels Printscreen und speichern Sie die entsprechenen Rechnungen/Mahnungen als PDF-Dokumente.

 

 

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