Wie bereite ich Mahnungen auf?

Wie wird das Fälligkeitsdatum berechnet?

Das Fälligkeitsdatum wird berechnet gemäss den Einstellungen unter Diverses -> System -> Einstellungen. Dort filtern Sie nach Formular OffenePosten / Feld Faelligkeiten / Eigenschaft Mahnung1 (bzw. Mahnung2/Mahnung3). Die in der Spalte Wert eingetragene Zahl bestimmt, auf wieviele Tage nach der Rechnungstellung das Fälligkeitsdatum standardmässig festgelegt wird.

Sie können das Fälligkeitsdatum natürlich jederzeit ändern. Wenn dies für den aktuellen Mahnungslauflauf angewendet soll, dann muss dies vor dem Aufbereiten der Mahnungen geschehen.

Mehr Informationen zu Fristen und Fälligkeiten finden Sie unter diesem Link: Einstellung von Fristen und Fälligkeiten für Rechnungen und Mahnungen

Kontrolle und Aufbereitung der Mahnungen

  1. Die Voraussetzungen dafür, dass eine Mahnung aufbereitet werden kann, finden Sie unter diesem Link: Mahnungen werden nicht aufbereitet
  2. Gehen Sie auf Kasse -> Rechnungen
  3. Kontrolle: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Vorschau -> Mahnungen 1 (bzw. Mahnungen 2/Mahnungen 3)

    Mahnung_aufbereiten_Vorschau.png

  4. Im unteren Teil wird eine PDF-Liste angezeigt mit der Vorschau derjenigen Mahnungen, die dann im Schritt 6. aufbereitet werden können -> kontrollieren Sie diese Liste sorgfältig

    Mahnung1_Vorschau_Liste.png
  5. Falls Sie noch Fehler entdecken, nehmen Sie die nötigen Korrekturen vor
  6. Definitiv aufbereiten: Wenn die geprüften Angaben auf der Vorschau-Liste korrekt sind: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Aufbereiten-> Mahnungen 1 (bzw. Mahnungen 2/Mahnungen 3)

    Mahnung_aufbereiten.png

  7. Die vorher unter Vorschau angezeigten Mahnungen werden nun definitiv aufbereitet (d.h. mit dem Mahnungsdatum vom aktuellen Verarbeitungstag versehen)

    Mahnungen_Datum_Mahnung.png

Wenn keine Mahnung in der Vorschau angezeigt wird bzw. keine Mahnung aufbereitet wird, dann finden Sie mögliche Gründe dafür unter diesem Link: Mahnungen werden nicht aufbereitet

Weitere Erklärungen zu den Menübefehlen im Zusammenhang mit den Rechnungen finden Sie unter diesem Link: Rechnungen/Mahnungen: Erklärungen zu den Tabellen

Zu beachten

Die Tanzschulverwaltung funktioniert nicht wie eine Buchhaltungssoftware. Deshalb ist zu beachten:

  • Wenn Sie einen Offenen Posten löschen, dann wird auch die entsprechende Rechnung/Mahnung gelöscht. Der Betrag Offen ist dann 0.00.
  • Rechnungen/Mahnungen sind nach Ablauf der eingestellten Archivierungsfrist nicht mehr aufrufbar. Wählen Sie deshalb die Archivierungsfrist so, dass Sie den Rechnungs- und Mahnlauf in dieser Zeit abwickeln können. Falls dies in einem Fall nicht möglich sein sollte: Sichern Sie rechtzeitig die Informationen (Anmeldung, Daten Rechnung/Mahnung etc.) dieses Kunden mittels Printscreen und speichern Sie die entsprechenen Rechnungen/Mahnungen als PDF-Dokumente.
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