Wie bereite ich Rechnungen auf?

Wie wird das Fälligkeitsdatum berechnet?

Das Fälligkeitsdatum wird berechnet gemäss den Einstellungen unter Diverses -> System -> Einstellungen. Dort filtern Sie nach Formular OffenePosten / Feld Faelligkeiten / Eigenschaft Rechnung. Die in der Spalte Wert eingetragene Zahl bestimmt, auf wieviele Tage nach der Rechnungstellung das Fälligkeitsdatum standardmässig festgelegt wird.

Sie können das Fälligkeitsdatum natürlich jederzeit ändern. Wenn dies für den aktuellen Rechnungslauf angewendet soll, dann muss dies vor dem Aufbereiten der Rechnungen geschehen.

Mehr Informationen zu den Fristen/Fälligkeiten finden Sie unter diesem Link: Einstellung von Fristen und Fälligkeiten für Rechnungen und Mahnungen

Kontrolle und Aufbereitung der Rechnung

1. Voraussetzung: Rechnungen können nur für einen Kurs mit Kursstatus definitiv erstellt werden
2. Gehen Sie auf Kasse -> Rechnungen
3. Kontrolle: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Vorschau -> Rechnungen (bzw. Rechnungen Anmeldungen / Rechnungen Abonnemente)
   
   
   
   
4. Im unteren Teil wird eine PDF-Liste angezeigt mit der Vorschau derjenigen Rechnungen, die dann im Schritt 6. aufbereitet werden können -> kontrollieren Sie diese Liste sorgfältig
   
   
5. Falls Sie noch Fehler entdecken, nehmen Sie die nötigen Korrekturen bei den Offenen Posten vor
6. Definitiv aufbereiten: Wenn die geprüften Angaben auf der Vorschau-Liste korrekt sind: Wählen Sie oben im Tabellenmenü: Aufbereiten-> Rechnungen (bzw. Rechnungen Anmeldungen / Rechnungen Abonnemente)
   
   
   
   
7. Die vorher unter Vorschau angezeigten Rechnungen werden nun definitiv aufbereitet (d.h. mit dem Rechnungsdatum vom aktuellen Verarbeitungstag versehen)
   
   

Wenn keine Rechnung in der Vorschau angezeigt wird bzw. keine Rechnung aufbereitet wird, dann finden Sie mögliche Gründe dafür unter diesem Link.

Weitere Erklärungen zu den Menübefehlen im Zusammenhang mit den Rechnungen finden Sie unter diesem Link.

Ein Diagramm zum Ablauf der Rechnungstellung finden Sie unter diesem Link.

Funktion Setzen Rechnungsdatum

Wie Sie mit der Funktion Setzen Rechnungsdatum nachträglich das aktuelle Rechnungsdatum einsetzen können, finden Sie unter diesem Link: Aktuelles Datum manuell als Rechnungsdatum einsetzen

Zu beachten

Die Tanzschulverwaltung funktioniert nicht wie eine Buchhaltungssoftware. Deshalb ist zu beachten:

Wenn Sie einen Offenen Posten löschen, dann wird auch die entsprechende Rechnung gelöscht.

Rechnungen sind nach Ablauf der eingestellten Archivierungsfrist nicht mehr aufrufbar. Wählen Sie deshalb die Archivierungsfrist so, dass Sie den Rechnungs- und Mahnlauf in dieser Zeit abwickeln können. Falls dies in einem Fall nicht möglich sein sollte: Sichern Sie rechtzeitig die Informationen (Anmeldung, Daten Rechnung/Mahnung etc.) dieses Kunden mittels Printscreen und speichern Sie die entsprechenen Rechnungen/Mahnungen als PDF-Dokumente.