Rechnungen versenden per Brief und/oder E-Mail

Voraussetzung: Vorgängig muss mindestens ein Rechnungslauf durchgeführt worden sein -> siehe Wie bereite ich Rechnungen auf

1. Versandform Rechnung per Brief/Mail

Der Rechnungsversand ist per Brief oder per E-Mail möglich. Diese Einstellung kann entweder generell  für alle Adressen (= Kunden) oder individuell auf Adressenebene (pro Kunde) gesteuert werden. Beim Versand per E-Mail muss dafür zwingend der E-Mail Typ Rechnung existieren.

2. Einstellung Versandform Rechnung generell für alle Adressen

Gehen Sie auf Diverses -> System -> Einstellungen.

Diverses_System_Einstellungen_mit_Pfeilen.png

Filtern Sie in dieser Tabelle nach

A) Formular: OffenePosten

B) Feld: VersandFormRechnung

C) Eigenschaft: AllePerPost bzw. AllePerMail

(Falls diese Einstellungen bisher noch nicht vorhanden sind, dann nehmen Sie mit unserem Support unter support@beyond-sw.ch Kontakt auf, damit diese durch uns ergänzt werden können).

Einstellungen_VersandForm_mit_Pfeilen.png

A) Wenn Sie den Wert bei AllePerPost auf 1 setzen und bei AllePerMail auf 0, dann werden die
     Rechnungen standardmässig per Post versandt (unabhängig davon, was auf der einzelnen
     Kundenadresse unter Rechnungsart eingestellt wurde).

B) Wenn Sie den Wert bei AllePerPost auf 0 setzen und bei AllePerMail auf 1, dann werden die
     Rechnungen standardmässig per E-Mail versandt (unabhängig davon, was auf der einzelnen
     Kundenadresse unter Rechnungsart eingestellt wurde).

C) Wenn Sie den Wert bei AllePerPost und bei AllePerMail beides Mal auf 0 stellen dann wird
     berücksichtigt, was auf der einzelnen Kundenadresse unter Rechnungsart eingestellt wurde
     (Brief oder EMail).

3. Einstellung Versandform Rechnung individuell pro Adresse

Wenn unter Diverses -> System -> Einstellungen keine Einstellung bezüglich Rechnungsversand vorhanden ist (siehe Ziffer 2.) oder wenn die Einstellung AllePerPost und AllePerMail beides Mal den Wert 0 haben, dann richtet sich das System bei der Versandform auf den Wert, der auf der einzelnen Kundenadresse unter Rechnungsart eingestellt wurde (Brief oder EMail). Gehen Sie dazu auf Adressen -> Adressen, wählen Sie die gewünschte Adresse an und wählen Sie im Zeilenmenü -> Bearbeiten.  Unter der Rubrik Person können Sie die Rechnungsart wählen (EMail oder Brief). 

Versandform_auf_Adresse_mit_Pfeilen.png

Für den Versand per E-Mail muss auf dem jeweiligen Adress-Datensatz eine gültige E-Mail Adresse vorhanden sein (unter der Rubrik Internet).

Adressen_EMail_Adresse_mit_Pfeilen.png

4. Rechnungsversand

Gehen Sie auf Kasse -> Rechnungen.

Beim Versand aller Rechnungen eines Rechnungslaufes wählen Sie oben im Tabellenmenü

A) für den Versand der Rechnungen per Brief: PDF -> Rechnungen -> Datum des gewünschten
     Rechnungslaufes. Im unteren Teil werden die Rechnungen des Rechnungslaufes als PDF generiert
     zum Ausdruck.
     Es werden nur diejenigen Rechnungen als PDF generiert, die nicht als E-Mail versandt
     werden/worden sind.

Rechnungen_PDF_Brief_mit_Pfeilen.png

B) für den Versand der Rechnungen per Mail (entsprechender E-Mail Typ muss zwingend vorhanden
     sein): EMail -> Rechnungen -> Datum des gewünschten Rechnungslaufes. Die Rechnungen des
     Rechnungslaufes werden nun per E-Mail versandt.
     Es werden nur diejenigen Rechnungen per E-Mail versandt, die nicht als PDF generiert
     werden/worden sind bzw. per Post versendet werden/wurden.

Rechnungen_Mail_mit_Pfeilen.png

Wenn Sie eine einzelne Zeile anwählen, können Sie rechts im Zeilenmenü auch eine Rechnung einzeln per E-Mail versenden bzw. als PDF aufrufen. Dies funktioniert unabhängig davon, was im System generell oder beim Kunden bezüglich E-Mail Versand eingestellt wurde. Dadurch kann zum Beispiel ein Kunde, der seine Rechnung bereits per Post erhalten hat, nachträglich die Rechnung noch als E-Mail anfordern.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt im Tabellenmenü unter EMail -> Rechnungen die Daten der der verschiedenen Rechnungsläufe betrachten, erscheinen diese in grauer Schrift. Dies bedeutet: alle Kunden dieses Rechnungslaufs haben die Rechnungs-E-Mail erhalten.

Rechnungslauf_Mail_graue_Schrift_mit_Pfeilen.png

Erscheint dort ein Rechnungsauf in schwarzer Schrift, so bedeutet dies: Einige Kunden dieses Rechnungslaufs haben die Rechnungs-E-Mail noch nicht erhalten.

Auch ein Datum mit ehemals grauer Schrift kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder schwarz werden (wenn zum Beispiel bei einem Kunde dieses Rechnungslaufes inzwischen die Versandart geändert hat oder neu eine E-Mail Adresse für ihn erfasst wurde oder wenn eine andere generelle Einstellung bezüglich E-Mail Versand geändert wurde). Das System prüft hier laufend, ob eine Möglichkeit für einen E-Mail Versand besteht.

Nachträglich kann erneut ein E-Mail Versand für diesen Rechnungslauf ausgelöst werden. Die E-Mails gehen nur an diejenigen Kunden, die bisher noch keine Rechnungs-E-Mail erhalten haben. Steht jedoch fest, dass alle Kunden dieses Rechnungslaufes bereits eine Rechnung erhalten haben, so muss dieser Versand später nicht erneut ausgelöst werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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