ESR Files einlesen und verarbeiten mit QR Rechnung

Vorteile QR Zahlungsabschnitt

Auch mit der neuen QR Rechnung und der QR IBAN Nummer, die Sie von Ihrem Bankinstitut erhalten, können Zahlungsfiles von Ihrem Bankinstitut direkt in unsere Software eingelesen und verarbeitet werden.

Der Vorteil gegenüber den bisherigen Einzahlungsscheinen (rot/orange) ist, dass der QR Einzahlungsschein neu auch per E-Mail versandt werden und vom Kunden ins E-Banking oder die Banking App eingescannt bzw. am Schalter einbezahlt werden kann. Dabei werden alle Angaben vom QR-Zahlungsabschnitt übernommen, inkl. der Referenz-Nummer.

Vorbereitungsarbeiten

Bevor Sie Zahlungsfiles von Ihrem Bankinstitut die Tanzschul-Verwaltung einlesen können, sind folgende Schritte nötig:

A) Eine QR IBAN-Nummer von Ihrem Bankinstitut

B) Bereitstellung von Zahlungsfiles im xml-Format durch Ihr Bankinstitut.
     Achtung: Achten Sie darauf, dass sich immer nur die neu hinzugekommenen Zahlungen im
     Zahlungsfile befinden (und keinesfalls sämtliche Zahlungen inkl. Vergangenheit, sonst werden diese
     mehrmals eingelesen und verbucht!)

C) Eine neue Zahlungsart mit der ID ESR (Definitionen -> Kasse -> Zahlungsarten)

D) Eine Rechnung mit QR-Zahlungsabschnitt inkl. QR Code (= neuer/angepasster Report)
     Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

E) Zugriff auf die nötigen Formulare/Ordner: Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Einlesen des Zahlungsfiles

Wichtig: Die Zahlungsfiles von Ihrem Zahlungsinstitut (camt.054) müssen abgespeichert sein im Unter-Ordner esr. 

1. Wählen Sie den Menüpunkt Medien -> Webserver
   
   
   
   
2. Öffnen Sie den Unter-Ordner esr (mit Klick auf den Ordner)
3. Klicken Sie auf den Befehl + Hochladen
   
   
   
4. Klicken Sie auf Wählen und wählen Sie in Ihrem Dateiverzeichnis die hochzuladende Datei an
5. Klicken Sie das Kontrollkästchen Existierende Datei überschreiben? an, wenn Sie diese überschreiben möchten
6. Klicken Sie im unteren Bereich auf die Schaltfläche Hochladen
   
   
   

Verarbeitung des Zahlungsfiles

1. Gehen Sie auf Kasse -> ESR
   
   
   
2. Wählen Sie rechts im Tabellenmenü Sync FTP (das System prüft, ob neue Dateien hochgeladen wurden; falls ja, werden sie hinzugefügt)
   
   
3. Klicken Sie die gewünschte Datei an, dann werden im unteren Bereich die einzelnen Zahlungszeilen angezeigt.
   (Zur Info: Der Debitor stimmt nicht zwingend mit dem Kunden-Namen überein; diese Information ist nur informativ. Entscheidend ist immer die Referenz-Nummer.)
   
   - grün: Zahlung konnte einem offenen Posten zugewiesen und verbucht werden.
   - gelb: der Betrag stimmt nicht mit dem offenen Posten überein, wurde aber verbucht.
                Bitte prüfen! *1
   - rot: die Zahlung konnte keinem offenen Posten zugeordnet werden. Bitte prüfen! *2
   
   *1
   Betrag ist höher als der offene Posten:
         - wenn z.B. ein Partner mit dem gleichen Zahlungsabschnitt für beide Kursteilnehmenden
            zahlt. In diesem Fall: Zahlung manuell einem offenen Posten zuordnen mittels Befehl im
            Balkenmenü Offene Posten -> Hinzufügen
         - offenen Posten anpassen
         - Gutschrift für nächsten Kurs (manuell)
         - Gutschein senden
         - Differenz-Betrag retournieren
   
   Betrag ist kleiner als der offene Posten:
         - offenen Posten anpassen
         - weitere Rechnung senden für Differenzbetrag
   
   Details dazu finden Sie zum Beispiel unter:
   - Kasse -> ESR -> gewünschtes Zahlungsfile anwählen -> unten im Balkenmenü öffnen: Zeilen.
   - Adressen -> Adressen -> gewünschten Kunden anwählen -> unten im Balkenmenü öffnen:
     Offene/Bezahlte Posten. Dann den roten oder gelben Offenen Posten anwählen und darunter das
     Balkenmenü öffnen: OP Zahlungen.
   - Kasse -> Offene Posten. Den gewünschten offenen Posten anwählen und unten das Balkenmenü
      öffnen: OP Zahlungen.
   
   *2
   Die Referenz-Nummer stimmt nicht überein. In diesem Fall: Zahlung manuell einem offenen Posten zuordnen mittels Befehl im Balkenmenü Offene Posten -> Hinzufügen
   
   Die xml-Datei wurde unter Medien -> Webserver nicht im Ordner "esr" abgelegt. xml Dateien, die sich nicht im Ordner "esr" befinden, werden nicht verarbeitet.